遇見future的wen

根據過去的經驗，跨部門的溝通或協調會議（例如需要各部門合力完成一件事），常會花費較多時間而顯得沒有效率，甚至有火氣產生，大概模擬一下會議情境：


「明年的事業計畫到底是什麼？沒有明確方向的話，教我們各部門怎麼提明年計劃跟預算呢？」
『依往年經驗，都是由各部門依現有狀況，自行預估明年的狀況，交由我們部門整合』
「如果是這樣子的話，那還需要事業企劃部這個單位嗎？」
『我們會依照各部門的資料做彙整與判斷，提出明確的事業計劃方向。。。。』

「到底要在哪個時間點完成什麼事？要各部門怎麼配合？可以明確說明清楚整個milestone嗎？」
『螢幕上面是我們所規劃的大時程，各單位需於下星期提供資料，我們加以整理後，會在月底向總經理說明的。』
「但你沒講清楚要哪些單位提供哪些資料，要什麼樣的內容，教我們要怎麼提供？為什麼不一次就講清楚，要我們花那麼多時間討論。。。。」


這只是輕描淡寫一下會議過程，文字中看不出有些單位的不悅或無奈。但這會議其實可以在十五分鐘內結束的，卻花了五至六倍的時間，如果主辦單位能做到下列幾點，大家可以快快樂樂且迅速的開完會：

1.主辦單位要有明確初步的想法。即使是一廂情願，甚至是不切實際也無妨，至少各部門有討論的基礎，而不會你一語我一語的，常會有失焦或講不清楚的狀況發生。也不至於反而讓各單位在會議中發想，說不定只是看到大家在面面相覷而已。
2.能秀出各單位應配合作業的時程。讓大家知道D-Day是哪一天，往前推所需的前置作業時間點（資料繳交或會議時間），各單位才能依各自需求或狀況提出不同的意見，讓整體時程能修正得更合理。
3.將各單位需配合事項清楚列出。需要其他單位提供哪些資料內容的定義，如幾年的市場銷售資料，需不需要做市場區隔、以年或月區分、需要做什麼樣預測等等，各單位才能清楚地依循。要是到時候所提供的資料不是被預期的，那不是還得再花時間溝通，而該單位又得再花時間修正資料了。

把上述的內容「事先」打成文字資料，在會議中就直接跟大家說明，我相信各單位也能清楚「瞭解目的」，也能「聚焦」地討論，結論很快就能產出，各單位也會很明白自己該在什麼時候做哪些事。我想大家都不喜歡會議時間拖得很長，尤其花很多時間在抱怨或是在討論不清不楚的問題，如果召開會議的單位或是主辦單位能提前做好功課與準備，把對各單位提出的需求予以「圖表化」、「列點說明」、「時程表」，肯定能提高會議效率及效益的！！